一、不归档文件材料的范围
（一）上级机关的文件材料
上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发性供参考的文件，不办理的文件材料；上级机关发来的供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。
（二）本校的文件材料
1．重份或复印多余的文件；
2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3．未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，电文草稿及一般性文件的历次修改稿（定稿除外）、印刷文件的多次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
4．无特殊保存价值的信封，一般性表态、讯问一般问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
5．校内互相抄送的文件材料、介绍信等；
6．本校负责人兼任外单位职务形成的文件材料；
7．为参考目的从各方面收集的文件材料；
（三）同级机关、非隶属机关的文件材料
1．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
（四）基层单位的文件材料
1．基层单位送来的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；
2．基层单位抄报备案的一般性文件材料；
3．越级抄送的一般的、不需要处理的文件材料。
（五）已被归档文件包括了的阶段性的计划、总结、报告等；
（六）无具体内容的一般会议通知。
二、不归档文件的处理办法
（一）各部门每年在文书立卷归档和清退文件时同时处理不归档的文件材料；
（二）清理出的不需要归档的文件材料应加强管理，不能随便堆放。如需要作资料保存的文件材料应填写目录，妥善存放，需要销毁时及时销毁。
（三）需要销毁的文件中有密级的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以采用简便方法进行登记。
（四）凡销毁的材料需要经本部门有关领导批准后方可销毁，无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上专人检查后监销。
